Egy webáruház indításakor a termékek feltöltése jelentős időráfordítást igényel, főleg akkor, ha több száz vagy több ezer árucikket kell rögzíteni.
A termékimport megkönnyíti ezt a feladatot, azonban az egyszeri adatbetöltés és a későbbi automatikus frissítés két különböző szolgáltatás, amelyek eltérő költségekkel járnak.
A webshop készítés árainál a Viltor külön ismerteti az első termékállomány importálásának és a folyamatos ár- és készletfrissítésnek a feltételeit.
Mit tartalmaz az egyszeri termékimport?
A termékimport során a kereskedő meglévő termékadatai kerülnek át a webáruház rendszerébe. Ezek közé tartoznak a terméknevek, leírások, árak, cikkszámok, kategóriák és készletinformációk.
Az adatok jellemzően valamilyen strukturált fájlból, például CSV- vagy XML-állományból érkeznek. Az egyszeri import célja, hogy a webshop indulásakor ne kelljen minden árucikket külön-külön feltölteni. A szolgáltatás díját azonban befolyásolja az adatok mennyisége, szerkezete és feldolgozhatósága.
Ha a beszállítótól kapott fájl hiányos vagy az oszlopok nem felelnek meg a webáruház elvárt adatszerkezetének, előzetes átalakításra is szükség lehet. Ezért ajánlatkéréskor érdemes tisztázni, hogy az import díja tartalmazza-e az adatok előkészítését és ellenőrzését.
Miért külön szolgáltatás a folyamatos frissítés?
A kezdeti termékfeltöltés után az árak és a készletmennyiségek rendszeresen változnak. Egy beszállító módosíthatja az árlistáját, kifogyhat egy termék vagy új árucikkek jelenhetnek meg a kínálatban.
A folyamatos frissítés feladata, hogy ezeket a változásokat meghatározott időközönként átvezesse a webáruházban. Ehhez működő adatkapcsolatra, megfelelően kialakított importfolyamatra és rendszeres ellenőrzésre van szükség.
A frissítés gyakorisága szintén lényeges szempont. Egy naponta változó nagykereskedelmi készletnél más megoldás indokolt, mint egy ritkán módosuló termékkatalógus esetében. Lényeges különbség az is, hogy a rendszer kizárólag az árakat frissíti vagy a készletadatokat, termékleírásokat és új termékeket is kezeli.
Ezeket a funkciókat nem szabad automatikusan az egyszeri import részének tekinteni.
Mit ellenőrizzen a kereskedő az ajánlatban?
A webshop elkészítésére kapott árajánlatban célszerű külön megvizsgálni az adatbetöltés és az adatfrissítés feltételeit. Érdemes tisztázni, hogy egyszeri díjról, havi szolgáltatási költségről vagy a frissítések számától függő elszámolásról van-e szó.
Arra is választ kell kapni, mi történik hibás beszállítói adatfájl esetén. Ha a frissítés megszakad, fontos tudni, hogy a rendszer jelez-e hibát, illetve kinek a feladata annak elhárítása. További szempont, hogy több beszállító termékállományának kezelése külön költséggel jár vagy nem.
Az eltérő adatformátumok ugyanis külön feldolgozási szabályokat igényelnek. A termékimport és a folyamatos frissítés költségeinek elkülönítése segít a webáruház tényleges üzemeltetési kiadások megtervezésében.
A pontosan meghatározott szolgáltatási feltételek révén, a kereskedő már az indulás előtt tisztában van azzal, mely feladatok automatizáltak és melyek igényelnek később további munkát vagy ráfordítást.